El mes del condominio, de los gastos al cobro

01El mes en siete pasos

Así se trabaja cada mes en Cuota Clara. Cada paso tiene su sección más abajo.

1. Tasa del díaSe toma del BCV; revise que esté al día.
2. Cargar gastosLas facturas del mes, con su tipo y proveedor.
3. Pre-cierreVea cuánto pagará cada inmueble antes de cerrar.
4. Cerrar el mesSe emite el recibo de cada inmueble.
5. Enviar recibosPor correo, a cada propietario.
6. Confirmar pagosApruebe lo reportado y registre lo recibido.
7. Seguir la morosidadReportes y comunicados a quienes deben.

Entre a app.cuotaclara.app con su correo y contraseña. Si administra varios condominios, cambie de uno a otro desde el recuadro del condominio, arriba del menú.

02El panel de la administración

Al entrar ve lo que necesita atención y la cartera del condominio.

1. 1El menú, ordenado de lo que más se usa a lo que menos.
2. 2La campanita cuenta los pagos reportados que esperan su confirmación. El mismo número aparece junto a Pagos.
3. 3Atajos para lo más frecuente: Cargar gasto y Registrar pago.
4. 4El aviso de pagos por confirmar, con un botón para revisarlos.
5. 5Arriba, la deuda total, la cobranza del mes y la tasa oficial; debajo, los tres niveles de deuda (deudores del mes, morosidad simple y legal) con cuántos inmuebles, cuánto deben y qué parte de la deuda es cada uno.
6. 6Mayor morosidad: los inmuebles con más meses vencidos.

03La tasa oficial

La deuda se lleva en dólares y se convierte a bolívares con la tasa oficial del BCV. Cuota Clara la consulta sola cada día; en Tasa y ajustes puede revisarla.

1. Si falta la del día, toque Sincronizar con el BCV.
2. Si el BCV no responde, regístrela a mano con su fecha. Para corregir una, tóquela en el historial.
3. Cada pago, gasto o recibo usa la tasa vigente en su fecha, salvo que usted escriba otra.

El ajuste cambiario (en esta misma pantalla) emite notas en bolívares para actualizar los saldos en Bs cuando la tasa cambia. Primero toque Simular ajuste para ver el efecto.

04Cargar los gastos del mes

En Gastos se cargan las facturas del mes que se va a cobrar. Cada gasto se reparte entre los inmuebles al cerrar el mes.

1. 1Cargar gasto abre el formulario.
2. 2Pre-cierre muestra cómo quedaría el cierre con los gastos cargados hasta ahora.
3. 3El mes que está viendo.
4. 4Filtre por tipo: ordinarios, variables, ajustes y previsiones.
5. 5"Período abierto": todavía se pueden cargar y eliminar gastos.
6. 6Los totales de cada tipo.

El formulario de un gasto

1. Descripción y categoría (vigilancia, limpieza, electricidad…).
2. Tipo: Ordinario (lo fijo de cada mes), Variable (una reparación), Ajuste (un monto negativo que devuelve lo cobrado de más) o Previsión (un ahorro para un pago futuro, como los aguinaldos).
3. Se reparte entre: todo el condominio o una sola torre.
4. Proveedor y número de factura (opcionales), el período, la moneda, el monto y la fecha.

05Cerrar el mes y emitir los recibos

En Cierre de mes está cada período con su estado. Al cerrarlo, Cuota Clara suma los gastos, agrega el fondo de reserva y emite el recibo de cada inmueble según su alícuota.

1. Revise el pre-cierre en Gastos. Si falta una factura, cárguela antes de cerrar.
2. En el período abierto, toque Cerrar mes.
3. Revise el resumen: gastos, fondo de reserva y total a facturar. Deje la tasa vacía para usar la oficial vigente.
4. Toque Cerrar mes y emitir recibos.
5. Envíe los recibos con Enviar por correo. Verá a quién llegará y el avance del envío.
6. Cree el período siguiente con Nuevo período.

El cierre es definitivo: el período queda cerrado y sus gastos ya no se pueden cambiar. Si después aparece un error, corríjalo con una nota de débito o de crédito.

Para cobrar algo aparte del recibo del mes (una reparación grande), use Cuotas extraordinarias → Emitir cuota, en esta misma pantalla.

06Confirmar y registrar pagos

En Pagos llegan los pagos que reportan los propietarios. La deuda solo cambia cuando usted los aprueba.

Pagos reportados

1. Abra la pestaña Por confirmar. Están del más antiguo al más reciente, con lo que debe cada inmueble.
2. Toque un pago para ver todos sus datos: monto, método, fecha, referencia, banco y titular.
3. Búsquelo en el banco. Si está, toque Aprobar pago, elija la cuenta que lo recibió y confirme. Se emite el recibo de cobro (RC) y baja la deuda.
4. Si no aparece, toque Rechazar y escriba el motivo. El propietario lo verá y podrá corregirlo.

Un pago recibido directamente

1. Para el efectivo o un pago que el propietario no reportó, toque Registrar pago.
2. Elija el inmueble, la moneda, el método, el monto, la cuenta que lo recibió y la referencia.

Un pago registrado no se puede anular. Si hubo un error, corríjalo con una nota de crédito o de débito en el estado de cuenta.

Estados de un reporte: En revisión Aprobado Rechazado

07Inmuebles, estados de cuenta y notas

Inmuebles es la lista de todo el condominio con su estado y su saldo. Toque uno para abrir su estado de cuenta.

1. Busque por código, propietario, cédula o teléfono, y filtre por torre o por estado.
2. En el estado de cuenta tiene Descargar PDF, Editar (torre, alícuota y responsable), Emitir nota y Registrar pago.
3. Más abajo: los meses pendientes, los recibos mensuales y el historial de documentos con el saldo después de cada uno.

Notas de débito y de crédito

La nota de débito suma a la deuda (un recargo); la de crédito la reduce (una corrección a favor). Puede indicar qué documento ajusta.

• Al díaNo debe ningún mes.
• Deudor · mes en cursoSolo debe el mes en curso.
• Morosidad simple1 o 2 meses vencidos.
• Morosidad legal3 o más meses vencidos.

08Reportes

Reportes tiene la morosidad por inmueble y por torre, y el resumen financiero de un período: lo facturado, lo cobrado, el índice de cobranza, los gastos y el fondo de reserva.

1. Filtre por torre y por nivel de morosidad, y elija el orden.
2. Con Columnas elija qué datos ver (teléfono, correo, cédula, saldo en bolívares…). Su elección se recuerda en esa computadora.
3. Toque Imprimir o PDF: el documento sale con los mismos filtros de la pantalla.

09Correos y comunicados

Cada condominio envía desde su propia cuenta de Gmail: los recibos al cerrar el mes y los comunicados que usted escriba.

Configurar el correo (una sola vez)

1. En la cuenta de Gmail del condominio, active la verificación en 2 pasos y cree una contraseña de aplicación en myaccount.google.com/apppasswords.
2. En Correos, toque Correo de envío y escriba la cuenta, el nombre del remitente y esa contraseña.
3. Toque Enviar prueba para comprobar que llega.

Escribir un comunicado

1. Empiece con una plantilla (Recordatorio de pago o Aviso general) o escriba desde cero.
2. Elija a quién: todos, una torre, solo los que deben…
3. Use {nombre}, {inmueble}, {saldo} y {meses_vencidos}: cada propietario recibe sus propios datos.
4. Si quiere, adjunte su estado de cuenta. Toque Revisar y enviar.

Gmail permite unos 500 correos al día. Si se alcanza el límite, el envío se pausa y usted lo reanuda al día siguiente desde el historial.

10Usuarios y accesos

En Usuarios están todas las personas con acceso al condominio, su rol y su contacto.

1. Toque Agregar usuario.
2. Escriba el nombre, el correo (con él entrará), la cédula y el teléfono. Puede agregar otros teléfonos y correos de contacto.
3. Elija el rol: Propietario (ve solo lo suyo), Junta de condominio (consulta todo) o Administración (gestiona todo).
4. Ponga una contraseña inicial y entréguesela a la persona. Ella puede cambiarla en su perfil.
5. Para unir al propietario con su inmueble, abra el inmueble y use Editar → responsable.

Si alguien olvida su contraseña, ábralo en Usuarios y póngale una nueva. Para quitarle el acceso, desactívelo: su historial se conserva.

11Configuración del condominio

Esto se prepara al empezar y se toca poco después.

Condominio: nombre, RIF, dirección y teléfono (salen en el membrete de recibos y reportes), el porcentaje del fondo de reserva y la lista de lo que falta configurar.

Torres y categorías: el porcentaje de los gastos generales que asume cada torre (deben sumar 100 %), su cantidad oficial de inmuebles y las categorías de gasto.

Proveedores y Cuentas bancarias: a quién se le paga y dónde recibe el condominio. Las cuentas activas son las que ven los propietarios en "Dónde pagar".

Para un condominio nuevo, Configuración inicial lo guía paso a paso: datos, sectores, inmuebles, categorías y usuarios.

13Buenas prácticas y preguntas frecuentes